DÉCHARGE 2006 – COMMISSION : RAPPORT ANNUEL SUR LES AUDITS INTERNES
OBJECTIF : ce rapport informe l'autorité de décharge des travaux menés par le Service d'Audit Interne (IAS) en 2006. Il s’appuie sur le travail d’audit et les activités de consultation effectués par l'IAS en 2006 ainsi que sur les travaux des structures d'audit interne des DG (IACs), à travers les rapports semestriels établis par l'IAS. Il ne couvre pas le travail d’audit de l'IAS pour les agences communautaires.
CONTENU : Pour rappel, un plan d'action pour un cadre de contrôle interne intégré a été présenté en janvier 2006, sous la forme d'une série de 16 propositions spécifiques. Dans ce contexte, la Commission a cherché à améliorer sa reddition de comptes grâce aux différentes déclarations d'assurance émises par ses directeurs généraux, afin d’assumer pleinement sa responsabilité politique en matière de gestion.
En 2006, une analyse de la qualité des 32 structures d'audit interne de la Commission a été réalisée par l'IAS (voir aussi résumé du document parallèle SEC(2007)0208). Celle-ci a ouvert la voie à la planification d'un audit stratégique coordonné (associant la plupart des structures d'audit interne) ainsi qu'à la révision des chartes d'audit (sur laquelle le travail a commencé).
Il ressort de ce long travail de consultation et d’audit, un certain nombre de conclusions reprises ci-après sous forme de recommandations opérationnelles : celles-ci sont le fruit du travail du service de l’audit et ne reflète pas (forcément) la position de la Commission elle-même :
IAS Conclusion 1: poursuivre les efforts d'amélioration : le travail d’audit de l'IAS a permis d'observer de nettes améliorations des systèmes de contrôle interne dans beaucoup de secteurs. La Commission a réalisé d'importantes avancées en vue d'une amélioration de l'environnement de contrôle (ex. : communication de la Commission sur la continuité des opérations, organisation d'une journée de l'éthique et analyses fournies par le groupe de haut niveau sur le droit communautaire). Néanmoins, des faiblesses importantes subsistent encore et de nouveaux efforts devront être consentis, comme en témoignent le nombre de recommandations essentielles de l'IAS (12) et le nombre d'audits assortis d'avis défavorables de l'IAS (9).
Les secteurs où des améliorations sont requises comprennent en particulier :
IAS Conclusion 2: le suivi, une question récurrente : les rapports généraux sur le suivi montrent que la culture du suivi proposée dans le rapport de 2005 peine encore à s'installer véritablement. De nouveaux efforts doivent être consentis au sein de la Commission afin d'assurer un suivi approprié, systématique et rapide des recommandations d'audit. La mise en œuvre des recommandations d'audit interne et externe est une condition essentielle de la réalisation de l'objectif stratégique de la Commission de DAS positive.
IAS Conclusion 3: stratégie intégrée des ressources humaines : les contrôles portant sur la gestion de ressources humaines, mais aussi les audits relatifs au cycle SPP/ABM, le contrôle de l'application du droit communautaire et de la gestion des TI ont montré qu'une stratégie à long terme de gestion des ressources humaines est un important facteur de succès et que les erreurs dans l'attribution de ressources humaines peuvent avoir un impact négatif significatif sur les opérations et la réputation de la Commission. La DG ADMIN, en sa qualité de service central chargé de la gestion de ressources humaines, ainsi que les unités de ressources humaines décentralisées des DG et des services, devraient développer une stratégie pleinement conforme au processus de planification stratégique.
IAS Conclusion 4: améliorer l'efficacité et la robustesse de l'architecture d'audit interne : la Commission a un système d'audit interne à 2 niveaux : les structures d'audit interne, d'une part, et l'IAS, d'autre part, reflètent étroitement l'architecture de gouvernance de la Commission. L'analyse de qualité a conclu que, dans leur grande majorité, les structures d'audit interne étaient partiellement ou globalement conformes aux normes. Néanmoins, pour pouvoir améliorer encore l'efficacité du travail d'audit interne à la Commission, les efforts pour accroître le professionnalisme devront être poursuivis et le processus de planification coordonné plus solidement ancré. Certaines questions, telles qu'un nouveau renforcement de l'indépendance des structures d'audit interne, qui leur donnerait la possibilité d'affecter des priorités aux problèmes à un niveau global au sein de la Commission, ont été ouvertement discutées et sont encore pendantes ; elles seront réexaminées en 2007.
IAS Conclusion 5: déclaration de gouvernance annuelle : la Commission a mis en place des fondements solides pour sa gouvernance. Afin de faire parvenir son architecture de gouvernance à la pleine maturité et faire connaître celle-ci, ainsi que ses développements les plus récents, aux parties concernées, la Commission devrait procéder à une description de sa politique de gouvernance et de ses pratiques, de préférence dans le cadre du rapport de synthèse résumant les rapports d'activité annuels des DG, et la mettre à disposition sur son site web en prévoyant sa mise à jour régulière. Cette description pourrait notamment comprendre des explications sur le système de gestion des risques de la Commission, la planification stratégique, le code d'éthique, le rôle du comptable, les systèmes de contrôle interne, l'audit interne et le CSA (comité de suivi des audits). De cette façon, la Commission pourra renforcer sa crédibilité et la confiance, tant chez les parties concernées que chez les citoyens de l'UE.