Décharge 2008: performance, gestion financière et contrôle des agences
Le Parlement européen a adopté par 585 voix pour, 10 voix contre et 19 abstentions, une résolution sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences de l'Union qui complète l’analyse du Parlement sur les procédures de décharge des agences décentralisées de l’UE.
Le Parlement rappelle tout d’abord que les contributions communautaires aux agences décentralisées - à l'exclusion de l'Agence européenne pour la reconstruction, qui a été fermée - ont augmenté d'environ 610% en 10 ans, passant de 94,7 millions EUR en 2000 à 578,874 millions EUR en 2010. Il constate également que les effectifs des agences ont augmenté d'environ 271%, pour passer de 1.219 à 4.794 et que le nombre d'agences décentralisées est passé de 11 en 2000 à 29 en 2010, ce qui correspond à 0,102% du budget total de l'UE pour l'année 2000 et à 0,477% pour l'année 2010.
Le Parlement revient ensuite sur les performances des agences et sur les résultats de leur gestion financière et sur leur contrôle respectifs et s’exprime comme suit :
I. Défis communs en matière de gestion financière :
Report et annulation des crédits opérationnels : le Parlement constate que pour plusieurs agences, la Cour a relevé un niveau élevé de reports et d'annulations de crédits opérationnels. Cette situation est souvent révélatrice de faiblesses dans le système de planification des ressources des agences. Par conséquent, les agences concernées sont appelées à mettre en place:
- un système efficace de programmation et de contrôle des délais contractuels fixés,
- un processus d'évaluation des risques concernant leurs activités,
- un système de crédits dissociés dans les futurs budgets affectant les subventions, afin d’éviter des annulations de crédits lors des prochains exercices.
Certaines agences ont en outre des difficultés à gérer une augmentation importante de leur budget. Dans ce cas, le Parlement évoque la possibilité pour les autorités budgétaires de mieux évaluer les augmentations budgétaires en prenant en considération le temps nécessaire pour mettre en œuvre les activités nouvelles. Ces agences devraient en outre donner des informations sur la faisabilité de leurs engagements futurs.
Soldes de trésorerie : de nombreuses agences enregistrent des soldes de trésorerie durablement élevés. C’est pourquoi, la Commission et les agences sont invitées à élaborer des solutions pour ramener ces soldes à un niveau acceptable. La Commission devrait notamment faire des propositions pour une gestion plus efficace des soldes de trésorerie, même si dans certains cas les soldes de trésorerie s’avèrent indispensables.
Insuffisances entachant les procédures de passation de marchés : constatant de nouvelles déficiences dans les procédures de passation des marchés (suivi des contrats, planification des opérations de passation de marchés), le Parlement indique que cette situation est révélatrice d'une forte carence dans les capacités de collaboration des différents services impliqués dans les agences concernées.
Ressources humaines : des insuffisances ont également affecté la planification et la mise en œuvre des procédures de recrutement du personnel. Pour le Parlement, il est urgent de réduire l'écart entre les emplois pourvus et les emplois effectifs des agences, même s’il reconnaît que l'application du statut des fonctionnaires des Communautés aux agents des agences décentralisées s’avère parfois difficile.
Accords de siège : le Parlement constate que les accords de siège conclus entre les agences et les pays d'accueil présentent souvent des insuffisances et provoquent des problèmes d’efficacité ultérieurs. Il demande par conséquent que lors de la décision sur la localisation du siège, les pays d'accueil fournissent des accords de siège plus détaillés et avantageux pour les agences. Le Parlement est également favorable à un déménagement si les accords de siège mènent à des inefficacités graves.
Audit interne : le Parlement annonce qu’il n’est pas question d’accepter qu'une agence recrute un agent intérimaire pour des tâches financières considérées comme sensibles. Il demande également aux conseils d'administration des agences de mettre en œuvre les recommandations du service d'audit interne (SAI) de la Commission afin de mettre rapidement en place des mesures pour combler les carences identifiées.
II. Gouvernance des agences
Justification des agences : constatant à nouveau que le champ de compétences de certaines agences se rapprochait beaucoup entre elles, le Parlement demande au groupe de travail interinstitutionnel sur les agences de réfléchir à la possibilité d'un rapprochement, voire d’une fusion de certaines d'entre elles. Il constate, de plus, que les petites agences (comptant moins de 75 membres du personnel, comme le CEPOL, l'Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l'information, l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail, l'Agence des droits fondamentaux de l'Union et l'Autorité européenne de surveillance GNSS) font face à de sévères contraintes en matière d'efficacité. Dans ce contexte, il suggère sur l’on réfléchisse à la possibilité d'établir une masse critique pour l'existence d'une agence et d'évaluer la possibilité d'organiser des services partagés (pour les procédures d'appel d'offres, les ressources humaines,…).
Procédures disciplinaires : le Parlement rappelle sa proposition de création d'un conseil de discipline commun pour les agences et invite l'agence coordinatrice du réseau des agences, à mettre en place un réseau des agents ayant le grade nécessaire pour faire partie du conseil de discipline.
Conseil d'administration des agences : le Parlement relève que le coût fixe de gouvernance de certaines petites agences est considérable (ex. : le CEPOL). Il exige dès lors que les conseils d'administration des agences assurent une convergence maximale entre la planification des tâches et la planification des ressources (financières et humaines), en introduisant la méthode de l'établissement du budget par activité (EBA) et de la gestion par activité (méthode EBA/GPA). Il demande en outre au groupe de travail interinstitutionnel sur les agences de réfléchir à la possibilité de donner à la Commission une minorité de blocage lors des votes en conseil d'administration afin qu'elle puisse faire valoir des décisions techniques adéquates pour l'agence.
Rôle du directeur de l'agence et de la Commission : le groupe de travail interinstitutionnel sur les agences est également appelé à réfléchir aux qualités et compétences requises pour exercer efficacement la fonction de directeur d'agence. Pour sa part, la Commission est appelée à intensifier ses efforts pour apporter toute l'aide administrative nécessaire aux agences de petite taille.
III. Performance : le Parlement insiste sur la nécessité pour les agences d’élaborer des programmes de travail pluriannuels. Les programmes de travail annuels devraient, quant à eux, fixer des objectifs SMART et des indicateurs RACER dans leur programmation afin d'évaluer les réalisations achevées. Les agences devraient également introduire un diagramme de Gantt dans leur programmation de façon à indiquer le temps passé par chaque agent sur un projet et favoriser ainsi une approche orientée vers les résultats.
Le Parlement précise en outre qu’un système intégré de contrôle de gestion devrait se fonder sur les applications suivantes:
- applications financières qui informent sur le degré d’utilisation des crédits d’engagement et de paiement;
- application de gestion du cycle des carrières qui permet de confirmer la cohérence entre les descriptions de postes, les performances individuelles et l’engagement de mesures correctives;
- système d’enregistrement du temps de travail;
- système de pilotage des publications qui relie chaque produit à une action du programme de travail.
Le Parlement souligne encore l'importance d'entamer une évaluation de la performance des agences dans le processus de la décharge. Il demande dès lors aux agences de présenter, dans leur tableau à annexer aux prochains rapports de la Cour des comptes, un comparatif entre les réalisations effectuées pendant l’année de décharge examinée et celles effectuées lors de l’exercice précédent, afin de permettre à l’autorité de décharge de mieux évaluer la performance des agences d’une année à l’autre.
IV. Dialogue interinstitutionnel sur un cadre commun pour les agences : le Parlement se félicite enfin de la création d'un groupe interinstitutionnel sur les agences qui a pour objectif d'analyser et éventuellement d'établir des normes communes minimales pour les agences décentralisées.