Rapport spécial n° 5/2012 (Décharge 2011): Le système commun d'information RELEX
OBJECTIF : établissement d’un rapport spécial de la Cour des comptes européenne (n° 5/2012) sur le système commun d'information RELEX.
CONTENU : dans son rapport, la Cour a vérifié si le système commun d’information concernant les relations extérieures (le «CRIS») permettait de répondre efficacement aux besoins d’information de la Commission. Pour rappel, le CRIS est un système d’information de la Commission qui permet d’appuyer la gestion des actions extérieures. Depuis que ce système est devenu opérationnel en 2002, ses fonctionnalités ont constamment été étendues. Il est financé par le budget général de l’UE et par le Fonds européen de développement (FED) et constitue à présent le principal système d’information de référence en matière de gestion, de communication d’informations et de documentation concernant les actions extérieures.
Le CRIS permet aux agents de la Commission qui interviennent dans la gestion des actions extérieures, au siège et dans les délégations de l’UE, d’effectuer leurs travaux sur une base de données commune. Il fournit des données concernant les différentes phases de la gestion, depuis la programmation jusqu’au suivi en passant par l’élaboration, et couvre les aspects opérationnels et financiers des actions concernées. Il sert également à alimenter le système comptable ABAC de la Commission avec des données financières.
Dans sont audit, la Cour a vérifié si le CRIS avait été conçu pour apporter une réponse efficace aux besoins de la Commission et si les informations fournies par ce système étaient fiables. L’audit a comporté un examen de la documentation de la Commission relative au système, ainsi que la réalisation de tests de validation des données de CRIS.
Conclusions de l’audit de la Cour des comptes : la Cour a estimé que, de manière générale, le CRIS permettait de répondre efficacement aux besoins d’information de la Commission dans le domaine des actions extérieures.
Après dix ans de développement, ce système démontre toutefois qu’il est encore affecté par des faiblesses persistantes. Elles concernent notamment :
- la définition du rôle de CRIS par rapport au système comptable de la Commission,
- des lacunes dans la codification des données,
- un manque d’efficacité lorsqu’il s’agit d’assurer l’intégrité des données,
- la sécurité insuffisante du système et de ses données.
La Cour formule plusieurs observations qui en corroborent d’autres présentées dans ses rapports précédents.
Recommandations de la Cour : afin d’améliorer l’efficacité de CRIS pour répondre aux besoins d’information de la Commission, il est recommandé ce qui suit :
- il faudrait définir le rôle attribué au CRIS en tant que système d’information, notamment par rapport au système comptable ABAC de la Commission. Cette dernière devrait en particulier veiller à réduire la reproduction de fonctionnalités d’ABAC dans CRIS ;
- il convient de rationaliser les listes des codes de données du CRIS afin d’éviter les doublons et d’attribuer à celles-ci des valeurs qui s’excluent mutuellement. En outre, il faudrait revoir et renforcer les contrôles actuellement effectués sur la qualité des données (vérifications, processus), dont la fiabilité serait ainsi efficacement garantie. Étant donné que les utilisateurs du CRIS constituent une population nombreuse et diversifiée, il conviendra de veiller particulièrement à améliorer la convivialité du système lors de ses futurs développements ;
- il importe de définir les responsabilités relatives à la gestion de la sécurité des données du CRIS et d’effectuer une évaluation globale des risques informatiques. Il conviendrait d’accorder l’attention nécessaire à la protection des données financières et de celles à caractère personnel.