OBJECTIF : favoriser la libre circulation des citoyens et des entreprises en simplifiant l’acceptation de certains documents publics dans l’Union européenne.
ACTE PROPOSÉ : Règlement du Parlement européen et du Conseil.
RÔLE DU PARLEMENT EUROPÉEN : le Parlement européen décide conformément à la procédure législative ordinaire sur un pied d’égalité avec le Conseil.
CONTEXTE : la mobilité des citoyens de l’Union est une réalité concrète : quelque douze millions d’entre eux étudient, travaillent ou vivent dans un État membre dont ils ne sont pas ressortissants. À l’heure actuelle, si les citoyens et les entreprises de l’Union exercent leur droit à la libre circulation ou les libertés du marché intérieur, ils rencontrent des difficultés lorsqu’ils présentent les documents publics requis aux autorités, ainsi que pour les faire accepter par l’État membre, contrairement aux ressortissants et entreprises de ce dernier.
La légalisation et l’apostille sont des formalités administratives qui doivent être remplies à l’heure actuelle pour qu’un document public délivré dans un État membre puisse être utilisé à des fins officielles dans un autre État membre. Il s’agit là de moyens dépassés et disproportionnés d’établir l’authenticité de documents publics. Il conviendrait, dès lors, de mettre en place un cadre plus simple qui permettrait d’approfondir la confiance mutuelle et d’obtenir une coopération plus étroite entre les États membres au sein du marché unique, notamment pour assurer une meilleure prévention des fraudes et de la falsification de documents publics.
Dans sa résolution relative au programme de Stockholm de 2009, le Parlement européen a appelé à adopter un «système européen simple et autonome de suppression de l’obligation d’obtenir la légalisation des actes». En réponse, la Commission a confirmé, dans son rapport 2010 sur la citoyenneté, son engagement à favoriser la libre circulation des documents publics dans l’Union. Avec son livre vert publié en décembre 2010, elle a lancé une consultation sur les moyens de favoriser l’utilisation et l’acceptation des documents publics entre les États membres.
La présente proposition constitue l’une des initiatives phares de l’Année européenne des citoyens organisée en 2013 et apporte simultanément une contribution effective à la politique de la «Justice au service de la croissance».
ANALYSE D’IMPACT : la Commission a réalisé une analyse d’impact qui est jointe à la proposition.
La consultation publique montre la majorité des États membres et des parties prenantes se félicitent que la Commission veuille supprimer les formalités administratives relatives à la vérification de l’authenticité des documents publics. Ils soulignent néanmoins la nécessité d’assortir cette suppression de garanties pour faciliter la transition entre le système actuel et le nouveau cadre, assurer la sécurité juridique et limiter le plus possible les fraudes.
BASE JURIDIQUE : article 21, paragraphe 2, et son article 114, paragraphe 1, du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE).
CONTENU : la proposition rationnalise les règles et procédures actuellement appliquées entre les États membres en ce qui concerne la vérification de l’authenticité de certains documents publics.
Relèvent du champ d’application de la proposition les documents publics délivrés par des autorités des États membres qui ont force probante formelle et sont relatifs à la naissance, au décès, au nom, au mariage, au partenariat enregistré, à la filiation, à l’adoption, à la résidence, à la citoyenneté, à la nationalité, aux biens immobiliers, au statut et à la représentation juridiques d’une société ou d’une autre entreprise, aux droits de propriété intellectuelle et à l’absence de casier judiciaire. Les documents établis sous seing privé et ceux délivrés par les autorités d’États tiers sont exclus du champ d’application.
Concrètement, la proposition :
· fixe un corps de règles horizontales précises qui dispensent de la légalisation ou de la formalité similaire (apostille) les documents publics relevant de son champ d’application ;
· prévoit la simplification d’autres formalités relatives à l’acceptation transfrontière des documents publics, à savoir les copies et traductions certifiées conformes ;
· instaure une coopération administrative efficace et sûre, fondée sur le système d’information du marché intérieur («IMI») afin de garantir l’authenticité des documents publics qui circulent d’un État membre à l’autre. L’IMI comprend une fonction permettant de constituer un répertoire de modèles de documents publics utilisés au sein du marché unique, qui peut servir de point de départ pour la vérification des documents peu connus ;
· établit des formulaires types multilingues de l’Union concernant la naissance, le décès, le mariage, le partenariat enregistré ainsi que le statut et la représentation juridiques d’une société ou d’une autre entreprise. Ces formulaires ne devraient pas être obligatoires mais, lorsqu’ils sont utilisés, auraient la même force probante formelle que les documents publics similaires établis par les autorités de l’État membre de délivrance. De tels formulaires pourraient être créés ultérieurement pour les documents relatifs au nom, à la filiation, à l’adoption, à la résidence, à la citoyenneté et la nationalité, aux biens immobiliers, aux droits de propriété intellectuelle et à l’absence de casier judiciaire.
La Commission a veillé à ce que la proposition respecte les droits énoncés dans la Charte droits fondamentaux par l’Union européenne.
INCIDENCE BUDGÉTAIRE : les seuls coûts prévus à la charge du budget de l’Union portent sur des activités de formation et l’organisation de réunions.
Le coût total, et unique, des activités de formation nécessaires sur le système d’information du marché intérieur exclusivement liées à la présente proposition s’élèverait à quelque 50.000 EUR. L’incidence sur les dépenses administratives est estimée à 182.000 EUR pour la période 2014-2020.