La commission affaires juridiques a adopté le rapport de Bernhard RAPKAY (S&D, DE) sur la proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil visant à favoriser la libre circulation des citoyens et des entreprises en simplifiant l'acceptation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) nº 1024/2012.
La commission a recommandé que la position du Parlement européen adoptée en première lecture suivant la procédure législative ordinaire modifie la proposition de la Commission comme suit :
Champ d’application : la simplification de l'acceptation de certains documents publics devrait être étendue à un plus grand nombre de catégories. Le rapport dresse un inventaire de tous les domaines qui devraient être inclus dans le champ d'application du règlement. Il s'agit, entre autres, des cartes d'identité, des diplômes, de la preuve du handicap, des documents fiscaux et de sécurité sociale, qui posent, dans tous ces cas, des problèmes lors des formalités. En outre, la suppression des formalités devrait également toucher les autres institutions européennes.
Copies certifiées/non certifiées : le rapport indique que les autorités devraient accepter à la place de l'original d'un document public délivré par les autorités d'autres États membres ou par les autorités de l'Union, une copie de ce document, certifiée conforme ou non.
Il rappelle que la formalité de la copie conforme n'est plus d'application dans bon nombre d'États membres et les citoyens considèrent cela comme un allègement considérable du fardeau bureaucratique. Il convient aussi de supprimer cette formalité dans les relations transnationales.
Si, dans un cas précis, les autorités de l'État membre dans lequel est présentée une copie non certifiée conforme d'un document public délivré par les autorités d'autres États membres ou par les autorités de l'Union, ont des doutes fondés sur l'authenticité de la copie, elles peuvent demander à la personne ayant remis la copie de leur présenter, au choix, soit l'original, soit une copie certifiée conforme du document public.
Si une copie non certifiée conforme d'un tel document public est présentée aux fins de l'inscription dans un registre public d'un fait ou d'un acte juridique pour lequel la responsabilité financière publique est engagée, les autorités concernées pourraient également, même en l'absence de doutes fondés sur l'authenticité de la copie, demander à la personne ayant remis cette dernière de leur présenter, au choix, soit l'original, soit une copie certifiée conforme du document public.
Traductions certifiées : les traductions certifiées représentent un coût considérable pour les citoyens. Les traductions certifiées ne devraient donc être exigées qu'à titre exceptionnel. Les citoyens ne devraient supporter les coûts de traduction que lorsque les doutes exprimés par les autorités s'avèrent fondés. Le rapport propose que les traductions non certifiées soient en règle générale acceptées.
Apostille et légalisation : le texte modifié dispose que les autorités acceptent sans légalisation et sans apostille les documents publics délivrés par les autorités d'un autre État membre ou par les autorités de l'Union qui leur sont soumis. Il convient toutefois de clarifier dans quelles circonstances la légalisation et l'apostille ne sont pas requises: lorsqu'un État membre reçoit un document délivré par les autorités d'un autre État membre.
Les députés ont proposé de supprimer les formalités concernant la légalisation et l'apostille nécessaires jusqu'ici dans l'intérêt des citoyennes et des citoyens et de l'économie. Dans certains domaines, la suppression a déjà été effectuée par des réglementations sectorielles au niveau européen.
Par contre, les députés estiment que le présent règlement ne devrait pas affecter l'application d'actes législatifs de l'Union qui comportent des dispositions spéciales sur la légalisation, l'apostille ou d'autres formalités en ce qui concerne des domaines particuliers.
Coopération administrative : la Commission devrait veiller à ce que le système d'information du marché intérieur (IMI) soit conforme aux exigences techniques et personnelles relatives à l'échange d'informations.
Formulaires types multilingues de l'Union : l'introduction des formulaires types multilingues est encouragée, car ils faciliteraient la vie des citoyens. Il convient cependant de rallonger la liste des formulaires disponibles. Le coût de la délivrance d'un formulaire de l'Union ne peut pas être supérieur au coût de la délivrance du document public équivalent qui est usuel dans l'État membre concerné. Les formulaires types multilingues de l'Union sont acceptés sans traduction de leur contenu par les autorités des États membres dans lesquels ils sont présentés. Le rapport propose également d'étendre ce système, même dans les cas pour lesquels il n'existe pas de document national. Un formulaire type de l'Union devrait aussi être créé pour le divorce. Il en va de même pour les diplômes des étudiants et les qualifications des travailleurs.