Le Conseil a tenu un débat sur le projet de règlement visant à favoriser la libre circulation des citoyens et des entreprises en simplifiant l'acceptation de certains documents publics dans l'Union européen.
Le débat d'orientation sur ce dossier a porté sur les quatre questions suivantes :
1) Champ d'application: il est apparu que la majorité des délégations n'était pas en mesure d'accepter le champ d'application étendu proposé par la Commission dans son texte initial. C'est pourquoi la présidence a proposé de restreindre le champ d'application du règlement proposé aux seules questions liées à l'état civil.
Il est rappelé que la portée initiale de cette proposition couvre les documents publics délivrés par les autorités des États membres qui ont une valeur probante formelle concernant la naissance, la mort, le nom, le mariage, le partenariat enregistré, la parentalité, l'adoption, la résidence, la citoyenneté, la nationalité, l'immobilier, le statut juridique et représentation d'une société ou autre entreprise, les droits de propriété intellectuelle et l'absence de casier judiciaire.
Chaque point particulier dans chacun des domaines sera encore examiné en détail au niveau technique en tenant compte de la situation propre à chaque État membre. De plus, les définitions des documents publics figurant à l'article 3 de la proposition (ex : documents émanant d'une autorité ou d'un fonctionnaire relevant d'une juridiction d'un État membre, y compris ceux qui émanent du ministère public, d'un greffier ou d'un huissier de justice; documents administratifs ; actes notariés) serviraient de base aux discussions à venir sur cette question.
2) Traductions: la majorité des délégations a désapprouvé le principe selon lequel les traductions non certifiées conformes devraient être acceptées dans le cadre du règlement. C'est pourquoi la présidence a proposé qu'une traduction ne soit pas requise lorsque le document public est établi dans la langue officielle ou, si l'État membre concerné a plusieurs langues officielles, dans la langue officielle du lieu où le document est présenté ou dans toute autre langue expressément acceptée par cet État membre.
En outre, les traductions certifiées conformes de documents publics établies par une personne qualifiée pour le faire conformément au droit d'un État membre devraient être acceptées dans tous les États membres.
Il est également proposé que les États membres mettent à la disposition du public via le portail e-Justice européen une liste des personnes qualifiées pour établir des traductions certifiées conformes lorsque ces listes existent dans un État membre donné.
3) Formulaires types multilingues: compte tenu des réserves émises par un grand nombre de délégations, la présidence a proposé de réfléchir à une solution permettant que ces formulaires types multilingues soient utilisés comme aides à la traduction et joints aux documents publics nationaux correspondants.
Ces formulaires auraient simplement un contenu commun uniforme mais n'auraient pas en eux-mêmes de valeur juridique. Ils seraient remplis par une autorité compétente nationale et, si nécessaire, pourvus d'un sceau ou d'un timbre pour prouver qu'ils ont été délivrés par ladite autorité.
4) Rapports avec d'autres instruments : la présidence a reconnu la nécessité de clarifier le lien entre ce règlement et les accords internationaux conclus par les États membres, notamment en matière d'état civil et de légalisation.
Sur la question de l’apostille, la présidence a proposé de poursuivre la réflexion sur l'ajout éventuel d'un nouveau considérant. Sans aller à l'encontre de l'obligation d'exempter les documents publics de la formalité de l'apostille, ce nouveau considérant préciserait que l'application du règlement proposé n'empêche pas les États membres de délivrer une apostille au cas où un citoyen la demanderait malgré tout aux autorités nationales compétentes. Il conviendrait également d'indiquer clairement que les citoyens peuvent continuer d'utiliser une apostille dans un autre État membre.