Le Conseil a adopté sa position en première lecture en vue de l'adoption d'un règlement du Parlement européen et du Conseil visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012.
Le règlement proposé viserait à promouvoir la libre circulation des citoyens de l'Union :
Les principaux éléments de la position du Conseil sont les suivants :
Objectifs : la position du Conseil prévoit, pour certains documents publics qui sont délivrés par les autorités d'un État membre et qui doivent être présentés aux autorités d'un autre État membre, un système de dispense de légalisation ou d'une formalité similaire et de simplification d'autres formalités. Ce système n’empêcherait pas les personnes de continuer à bénéficier, si elles le souhaitent, d'autres systèmes par lesquels les documents publics sont exemptés de l'exigence de légalisation ou d'une formalité similaire et qui sont applicables entre États membres.
Il est précisé que le règlement devrait être considéré comme un instrument distinct et autonome par rapport à la Convention Apostille.
Champ d’application : le règlement proposé s’appliquerait aux documents publics délivrés par les autorités d'un État membre conformément au droit national de cet État membre et dont la finalité première serait d'établir l'un des faits suivants:
Le règlement proposé s'appliquerait également :
En outre, le règlement proposé établirait des formulaires types multilingues à utiliser en tant qu'aide à la traduction et à joindre aux documents publics concernant la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le mariage, le partenariat enregistré, le domicile et/ou la résidence, et l'absence de casier judiciaire.
Copies certifiées conformes : afin de favoriser la libre circulation des citoyens de l'Union, la position du Conseil prévoit que :
Traductions : afin de surmonter les obstacles linguistiques, le règlement proposé prévoit qu'une traduction ne devrait pas être requise lorsque :
En outre, les traductions certifiées conformes établies par une personne qualifiée pour le faire conformément au droit d'un État membre devraient être acceptées dans tous les États membres.
Demandes d’informations et coopération administrative : afin de permettre des échanges transfrontaliers d'informations rapides et sûrs et de faciliter l'assistance mutuelle, la position du Conseil établit un mécanisme efficace de coopération administrative entre les autorités désignées par les États membres. L'utilisation de ce mécanisme devrait être basée sur le système d’information du marché intérieur (IMI) créé par le règlement (UE) n° 1024/2012 du Parlement européen et du Conseil.
Dans le cadre de ce mécanisme, les autorités requises devraient répondre aux demandes d’information dans le délai le plus bref possible et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas 5 jours ouvrables ou 10 jours ouvrables lorsque la demande est traitée par l'intermédiaire d'une autorité centrale. Ces délais pourraient éventuellement être prolongés.
Information du public : en vue de rendre les informations accessibles au public par le biais du portail européen e-Justice, les États membres devraient communiquer à la Commission, entre autres : i) les langues qu'ils accepteront pour les documents publics qui doivent être présentés à leurs autorités ; ii) une liste indicative des documents publics qui relèvent du champ d'application du règlement; ii) la liste des documents publics auxquels des formulaires types multilingues peuvent être joints en tant qu'aide utile à la traduction; iv) s'il en existe, les listes de personnes qualifiées pour établir des traductions certifiées conformes.