La Commission a estimé que, globalement, la position du Conseil entérinait les principaux objectifs de sa proposition initiale, à savoir réduire les formalités administratives et les coûts pour les citoyens et, partant, simplifier la circulation de certains documents publics.
Toutefois, le Conseil a introduit certaines modifications dans la proposition de la Commission, à la suite des trilogues informels :
Champ d’application du règlement : le texte du Conseil couvre les documents publics relatifs aux actes de l’état civil, mais exclut les documents liés aux entreprises. Toutefois, il s'appliquerait aux actes de l’état civil dans un plus grand nombre de domaines. Il comprendrait également une clause de réexamen révisée qui fait référence à certains documents publics concernant les entreprises ainsi que les citoyens et qui prévoit qu’un réexamen ayant pour objet d'envisager l’inclusion de ces domaines supplémentaires dans le règlement aura lieu à une date antérieure à celle du réexamen général du règlement.
Formulaires types multilingues autonomes : ceux-ci sont devenus des aides à la traduction à joindre au document public. Toutefois, le texte du Conseil établit sept formulaires supplémentaires afin d’éviter la nécessité de traductions dans d'autres domaines.
Traductions : la position du Conseil autorise les États membres destinataires à exiger des traductions certifiées conformes de documents publics rédigés dans des langues autres que celles expressément acceptées par chaque État membre. Toutefois, elle précise que, lorsqu’un document public est accompagné d’un formulaire type multilingue, une traduction de ce document ne peut être exigée qu'à titre exceptionnel.
Apostille : si les autorités d’un État membre ne peuvent exiger l'apposition d'une apostille sur un document public délivré par une autorité d’un autre État membre, les citoyens pourraient continuer à demander une apostille. Toutefois, les États membres et la Commission seraient tenus d'informer les citoyens du contenu du règlement, tant dans le cadre de contacts individuels que par le truchement de portails d’information sur l'internet.
La Commission a estimé que malgré les modifications introduites par le Conseil, les principes de base de la proposition de la Commission, à savoir la suppression de l’exigence d’apostille, la simplification des formalités concernant les traductions et les copies certifiées conformes ainsi que l’utilisation de l’IMI en tant que système de coopération entre États membres pour lutter contre la fraude, sont préservés.
Étant donné que toutes les modifications apportées à la proposition de la Commission ont été débattues lors des trilogues informels, la Commission peut accepter les modifications que le Conseil a adoptées dans sa position en première lecture.