Décharge 2015: budget général UE, Commission européenne et agences exécutives

OBJECTIF : présentation d’un rapport sur les audits internes réalisés en 2015 dans le cadre de la procédure de décharge.

CONTENU : le présent rapport informe l’autorité de décharge des travaux menés par le service d’audit interne (IAS) de la Commission, conformément aux dispositions de l’article 99, paragraphe 5, du règlement financier (RF). Il a pour fondement le rapport établi par l’auditeur interne de la Commission au titre de l’article 99, par. 3 de ce même règlement, concernant les rapports d’audit et de conseil établis par l’IAS en 2015 au sujet des directions générales (DG), services et agences exécutives de la Commission.

Conformément à la base juridique sur laquelle il repose, le rapport indique le nombre et le type d’audits internes réalisés ainsi que les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

Les rapports d'audit finalisés au cours de la période allant du 1^er février 2015 au 31 janvier 2016 sont inclus dans le présent rapport. Les recommandations mises en œuvre après la date butoir du 31 janvier 2016 ne sont pas prises en considération.

Portée du rapport : l’IAS a pour mission de fournir à la Commission des services indépendants et objectifs d’assurance et de conseil, destinés à produire une valeur ajoutée et améliorer le fonctionnement de la Commission.

Ses tâches consistent notamment à évaluer le processus de gouvernance et à formuler des recommandations adéquates pour l’améliorer dans sa réalisation des objectifs suivants:

• promouvoir une éthique et des valeurs appropriées au sein de l’organisation,
• veiller à une gestion et à une responsabilisation effectives dans l’organisation,
• assurer la bonne transmission de l’information sur les risques et le contrôle aux secteurs intéressés de l’organisation.

L'IAS effectue ses travaux dans le respect du RF ainsi que du code de déontologie et des normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne élaborés par l’Institut des auditeurs internes.

Les audits de l'IAS ne portent pas sur les systèmes de contrôle des États membres concernant les fonds de la Commission. Les audits de ce type, qui s’effectuent à l’échelon des bénéficiaires individuels, sont menés par les services d’audit internes des États membres, les autorités d’audit nationales et d’autres DG de la Commission.

Mise en œuvre du plan d’audit 2015 : à la date butoir du 31 janvier 2016, la mise en œuvre du plan d’audit 2015 avait atteint son objectif de 100% des missions d'audit prévues à la Commission, dans ses services et ses agences exécutives.

L’IAS a finalisé 139 missions dont des audits, des suivis, des examens limités, des évaluations des risques et une lettre de recommandations.

L’augmentation, par rapport aux années précédentes, du nombre de missions achevées par l'IAS en 2015 est due, principalement, à la centralisation de la fonction d'audit interne. En 2015, l'IAS a reçu 60 nouveaux postes, qui sont pourvus petit à petit. Par conséquent, les nouvelles missions prévues dans le plan d'audit étaient fonction des capacités supplémentaires disponibles. Le plan d’audit définitif pour 2016 contient 101 missions d'audit (en dehors des missions de suivi) dont 67 devraient être achevées en 2016.

Méthodologie : en réponse à la transition opérée par la Commission vers une culture davantage axée sur la performance et à l'importance accrue que celle-ci accorde à la rentabilité, l'IAS a continué, en 2015, à réaliser des audits de performance et des audits qui comportent une analyse d'éléments de performance importants (audits intégrés) dans le cadre de son plan d’audit stratégique 2013-2015.

Ces audits ont porté sur un certain nombre d’aspects liés à la performance:

• les DG et les services doivent faire face à une pression accrue sur les ressources humaines et financières tout en devant démontrer qu'ils réalisent leurs objectifs et utilisent les ressources de manière optimale. L'IAS s'est donc concentré sur 1) la manière dont les DG et les services ont géré, suivi et notifié les objectifs spécifiques qu'ils contrôlent et qu'ils peuvent atteindre par leurs résultats et leurs actions, 2) la façon dont ils utilisent leurs ressources internes et 3) la manière dont ils évaluent les bénéfices de leurs processus et contrôles internes;
• le cadre financier pluriannuel 2014-2020 met davantage l’accent sur l'obtention de résultats et les bases juridiques contiennent de nouvelles dispositions qui introduisent des mécanismes visant à renforcer les cadres de performance des programmes de dépenses de la période 2014-2020.

Conformément à ses méthodes et à ses bonnes pratiques, l'IAS a abordé la question de la performance de manière indirecte, c'est-à-dire en examinant si les responsables avaient mis en place des systèmes destinés à mesurer la performance (efficacité et efficience) des activités et comment ils avaient procédé. En adoptant ce type d'approche, l'IAS entend tout d'abord garantir que les DG et les services ont mis en place des cadres de performance qui intègrent notamment des outils de mesure de la performance (c'est-à-dire des indicateurs clés) et des systèmes de suivi, ce qui signifie que des objectifs et des critères SMART doivent d'abord être établis au niveau de la Commission afin de dissocier, dans la mesure du possible, les objectifs spécifiques et les performances de cette dernière de ceux des programmes de dépenses, dont la réalisation dépend également d'autres acteurs essentiels, en particulier lorsque les programmes de l'UE sont exécutés en gestion partagée et en gestion indirecte (États membres, régions, etc.).

Opinion globale : de manière générale, l'IAS considère que la mise en œuvre des plans d’action élaborés en réponse à ses audits au cours de l’année de référence et des années précédentes contribue à l’amélioration constante du cadre de contrôle interne de la Commission :

- en ce qui concerne l'état du contrôle interne au sein de chaque DG, l’IAS indique qu’il reste limité aux systèmes de gestion et de contrôle qui ont fait l'objet d'un audit. Il ne couvre donc pas ceux qui n'ont pas été audités par l'IAS ou la SAI au cours des trois dernières années ;

- en ce qui concerne la gestion financière de la Commission, la position de l’IAS est nuancée par les réserves formulées par les ordonnateurs délégués dans leurs déclarations d'assurance. Pour forger son opinion, l'IAS a examiné l'incidence cumulée des montants jugés à risque tels qu'indiqués dans les Rapports d’activités des DG (RAA) à l'aune de la capacité de correction telle qu'elle ressort des corrections financières appliquées et des recouvrements effectués par le passé. Compte tenu de l’ampleur des corrections financières appliquées et des recouvrements effectués et partant de l'hypothèse que les corrections appliquées aux paiements de 2015 seront d'un niveau comparable, l’IAS estime que le budget de l’UE est efficacement protégé dans son ensemble (pas nécessairement pour chaque domaine d'action) et dans le temps (parfois sur plusieurs années).

Sans nuancer davantage son opinion, l'auditeur interne a ajouté 3 «paragraphes d'observation» concernant:

• les stratégies de contrôle dans le domaine de la recherche pour les programmes 2014-2020;
• les stratégies de supervision concernant la mise en œuvre par les tiers des politiques et programmes; et
• le programme de déclassement d'installations nucléaires et de gestion des déchets mené par le JRC.