La Commission a présenté un rapport relatif à l'évaluation de la norme européenne sur la facturation électronique, conformément à la directive 2014/55/UE.
Pour rappel, la directive 2014/55/UE a pour objectif d’encourager l’adoption de la facturation électronique dans le cadre des marchés publics en garantissant l’interopérabilité et en améliorant la sécurité juridique Elle exige que les pouvoirs adjudicateurs reçoivent et traitent les factures électroniques conformes à une norme européenne sur la facturation électronique.
À la suite de la directive, la Commission a confié un mandat au Comité européen de normalisation (CEN) le 10 décembre 2014 afin que celui-ci élabore la norme européenne sur la facturation électronique et les publications s’y rapportant.
La norme européenne a récemment été adoptée par le CEN et le présent rapport évalue la norme en ce qui concerne i) sa fonctionnalité, ii) sa convivialité et iii) ses coûts de mise en œuvre pour l’utilisateur final, avant qu’elle ne soit d’application.
Le rapport expose les résultats de cette évaluation à partir de deux sources principales: i) le rapport technique du CEN et ii) une étude complémentaire réalisée par un contractant externe (PWC) pour le compte de la Commission entre la fin du mois de mars 2017 et le mois de juillet 2017.
Selon les deux sources principales, la norme européenne est jugée adaptée à l’usage prévu.
1) Fonctionnalité: ce critère porte sur des éléments tels que l’efficacité, l’utilité et l’aptitude de la norme à être employée dans une situation ou un but spécifique. La fonctionnalité été confirmée par les autorités des États membres et les parties prenantes. Aucun problème technique majeur n’a été détecté. La norme européenne a été approuvée à l’unanimité par tous les organismes nationaux de normalisation et se base sur des normes internationales existantes largement adoptées en Europe.
Il a été décidé de limiter le nombre de formats dans lesquels peut être mis en œuvre le modèle sémantique de données de la facture électronique de base à UBL 2.1 3 et à UNCEFACT/CII, deux syntaxes déjà très couramment utilisées au sein du marché. La plupart des pouvoirs adjudicateurs consultés soutiendront en priorité une seule des syntaxes, à savoir UBL 2.1.
2) Convivialité: ce critère comprend une évaluation de la facilité d’utilisation et de mise en œuvre de la norme, particulièrement en tenant compte de systèmes existants, tels que les systèmes de planification des ressources d’entreprise.
La norme européenne est considérée comme flexible en raison de la possibilité d’utiliser des éléments facultatifs, des champs de texte libre et des listes de codes inclus. Les spécifications d’utilisation de la facture de base sont destinées à aider les responsables de la mise en œuvre à surmonter les difficultés pratiques de l’élaboration de systèmes informatiques basés sur la norme européenne.
Le recours aux spécifications d’utilisation de la facture de base et aux extensions devrait être contrôlé et limité, éventuellement par le biais d’une initiative européenne coordonnée, afin de préserver l’interopérabilité à l’échelle internationale.
3) Coûts de mise en œuvre: ce critère se rapporte aux coûts de mise en œuvre devant être supportés par les utilisateurs finaux (pouvoirs adjudicateurs et leurs fournisseurs) pour prendre en charge la norme.
Au sein de chaque pays, les coûts de mise en œuvre de la facturation électronique dépendent essentiellement de deux variables clés: i) le niveau de maturité de la facturation électronique et ii) l’architecture choisie par l’administration publique pour le système de facturation électronique.
Le rapport note que:
Pouvoirs adjudicateurs de petite taille: les entretiens avec les autorités locales et régionales montrent que l’utilisation de la norme est essentielle pour les autorités locales afin de réduire les coûts et permettent de conclure que les avantages en termes de simplification des procédures de paiement sont considérés comme l’emportant sur des coûts de mise en œuvre limités.
Défis: les parties prenantes ont avancé un certain nombre de mesures visant à faciliter le lancement de la norme européenne, comme par exemple:
Le lancement de la norme européenne nécessitera des services de maintenance et de gouvernance.
Parallèlement à la transmission du présent rapport au Parlement européen et au Conseil, la référence de la norme européenne sera publiée au Journal officiel de l’Union européenne.