Le Parlement européen a adopté par 329 voix pour, 213 contre et 79 abstentions, des amendements à la proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil établissant des règles de procédure supplémentaires relatives à l’application du règlement (UE) 2016/679.
La question a été renvoyée à la commission compétente pour négociations interinstitutionnelles.
Objet et champ d'application
Les réclamations sont une source d'information essentielle pour détecter les infractions aux règles de protection des données. À cette fin, il est recommandé de créer et d’utiliser un mécanisme de communication efficace entre les autorités de contrôle, facilitant l’échange sûr et rapide des informations nécessaires pour apporter une solution aux réclamations conformément aux règles de protection des données.
Les députés précisent que la proposition de règlement établit des règles de pour le traitement des réclamations et la conduite des enquêtes, tant sur les cas fondés sur des réclamations que sur les cas examinés d’office, menées par les autorités de contrôle chaque fois que des autorités de contrôle de plusieurs États membres participent à un dossier, ainsi que des règles de procédure concernant les recours juridictionnels y afférents.
Droit procédural applicable
En sus du présent règlement, et à condition de ne pas entrer en conflit avec celui-ci, le droit procédural applicable devant une autorité de contrôle devrait régir toutes les interactions directes entre ladite autorité de contrôle et les parties. Les États membres pourraient préciser les questions de procédure qui ne sont pas régies par le règlement. L’auteur d’une réclamation devrait avoir le droit de communiquer uniquement avec l’autorité de contrôle auprès de laquelle la réclamation a été introduite. Cela n’empêche pas l’auteur de la réclamation de communiquer directement avec une autre autorité de contrôle, y compris l’autorité de contrôle chef de file, ce qui peut être plus efficace.
Normes procédurales communes
Le texte amendé stipule que toutes les parties à la procédure devrait avoir au moins les droits suivants:
- voir leur cas traité impartialement et équitablement, et être traitées de la même manière, même si elles relèvent d’autorités de contrôle différentes dans des territoires différents («procédure équitable»);
- être entendues avant que soit prise toute mesure qui leur ferait grief, y compris avant l’adoption de la décision de retenir ou de rejeter totalement ou partiellement une réclamation («droit d’être entendu»);
- avoir accès au dossier commun, à l'exception des délibérations internes de l'autorité de contrôle ou des délibérations entre ces autorités («transparence de la procédure»).
L’autorité de contrôle chef de file devrait informer et entendre les parties à des stades appropriés de la procédure, afin de leur permettre d’exprimer effectivement leur point de vue sur toutes les constatations factuelles et les conclusions juridiques de l’autorité de contrôle chef de file.
Utilisation des langues et traductions
Chaque autorité de contrôle devrait indiquer la ou les langues qu’elle accepte pour obtenir des informations envoyées par d’autres autorités de contrôle. Les députés proposent de définir une «langue de coopération» commune supplémentaire que toutes les autorités de contrôle doivent accepter pour les informations entrantes ou sortantes. En cas de recours juridictionnel, l’autorité de contrôle contre laquelle un recours juridictionnel est formé devrait être tenue de traduire tous les documents pertinents dans les langues qui ont été acceptées.
Réclamations transfrontalières
Une réclamation relevant du présent règlement devrait contenir les informations requises dans le modèle figurant à l'annexe. Aucune information supplémentaire ne devrait être exigée pour que la réclamation soit recevable. Les informations pourraient être fournies par tout moyen accepté par l'autorité, y compris en n'utilisant pas le modèle.
L'autorité de contrôle saisie d'une réclamation devrait, dans un délai de deux semaines, en accuser réception et en confirmer la recevabilité ou, si la réclamation ne remplit pas les conditions requises, la déclarer irrecevable et informer le plaignant des informations manquantes.
Traitement des réclamations
Dans un délai de trois semaines après avoir déclaré recevable la réclamation, l’autorité de contrôle auprès de laquelle la réclamation a été introduite devrait a) déterminer, à titre préliminaire, si la réclamation concerne un traitement transfrontalier de données à caractère personnel de l’auteur de la réclamation et b) déterminer quelle autorité de contrôle est l’autorité de contrôle chef de file présumée. Le traitement d'une réclamation devrait toujours aboutir à une décision juridiquement contraignante, susceptible de faire l'objet d'un recours juridique efficace.
Règlement à l'amiable
Une réclamation pourra faire l’objet d’un règlement à l’amiable entre l’auteur de la réclamation et la partie faisant l’objet de l’enquête à tout moment de la procédure. Les règlements à l'amiable sont limités aux cas concernant les droits des personnes concernées et requièrent l'accord explicite du plaignant, mais ils n'empêchent pas les enquêtes d'office d'une autorité de contrôle en cas d'infractions à grande échelle au RGPD.
Coopération avec d'autres autorités compétentes
L’autorité de contrôle chef de file devrait fournir aux autorités de contrôle un accès à distance instantané à un dossier commun contenant tous les documents pertinents, y compris l’ensemble des informations internes ou confidentielles ainsi que la traduction de tous les documents dans la langue de coopération. L’autorité de contrôle compétente devrait donner aux parties l’accès à distance au dossier commun, mais pourrait limiter ce droit d’accès dans certaines circonstances. Cet accès devrait permettre l’utilisation d’un recours juridictionnel effectif.
Résumé des points essentiels
L’autorité de contrôle auprès de laquelle une réclamation a été introduite ou qui demande une action d’office pourra fournir à l’autorité de contrôle chef de file un résumé des points essentiels dans lequel elle expose son avis préliminaire sur les principales questions soulevées dans l’enquête. L’autorité de contrôle chef de file devrait rédiger le résumé final des points essentiels. Le résumé des points essentiels devrait faire partie du dossier commun, et être un document évolutif mis à jour par l’autorité de contrôle chef de file au cours de la procédure.
Recours contre les décisions procédurales
Un nouvel article a été introduit, stipulant que les recours contre les décisions procédurales des autorités de contrôle au titre du droit national ne sont formés qu’en même temps que le recours contre la décision concrète finale. Les délais prévus pour les recours contre les décisions procédurales au titre du droit national applicable sont prolongés pour la durée de la procédure devant l’autorité de contrôle.