La commission a adopté le rapport d’initiative de Michael CASHMAN (PSE, UK) sur l'accès aux documents des institutions. Le rapport est rédigé sous une procédure peu utilisée (l’article 39 du règlement du Parlement) permettant au Parlement de demander à la Commission de lui présenter des propositions de législation. Il demande à la Commission de lui présenter, pour la fin de l'année 2006, une proposition législative actualisée sur «le droit d'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, et les principes généraux et limites qui, pour des raisons d'intérêt public ou privé, régissent l'exercice de ce droit d'accès». Le rapport contient une série de recommandations détaillées.
Les députés européens estiment que la formulation finale de la législation communautaire en vigueur sur l’accès du public aux documents des institutions - qui est le fruit de longues négociations entre le Parlement et le Conseil avant son adoption en 2001 - s’avère trop vague et ne permet pas d’atteindre pleinement son objectif. Ils souhaitent qu’elle soit réexaminée afin de redéfinir la notion de documents législatifs et de définir la notion de documents non législatifs et réglementaires. En ce qui concerne les documents législatifs, la commission indique que l’accès doit être accordé à tous les documents préparatoires liés à une procédure législative, aux débats du Parlement ou du Conseil lorsque ces institutions «agissent en qualité de législateur» et à l'identité de l'auteur de chaque initiative.
Le rapport tient également à ce que la nouvelle législation définisse plus clairement la base sur laquelle des documents spécifiques peuvent être classés comme confidentiels. Les députés européens veillent à s’assurer que des documents soient classés confidentiels «par routine pour la seule et simple raison qu'ils se rapportent à une question qui peut ou qui pourrait être importante du point de vue de la sécurité». Ils tiennent à ce que la proposition de règlement contienne des règles pour «permettre un contrôle approprié par le Parlement européen (contrôle parlementaire démocratique)».
Une autre recommandation demande que la proposition limite le droit des États membres de restreindre l'accès à leurs procédures et/ou amendements dans les procédures législatives. Enfin, la commission souhaite que la proposition contienne des modalités pratiques garantissant l’accès des citoyens aux documents, tels que: un point d'accès unique pour tous les documents préparatoires d'une procédure législative; une interface commune pour les trois registres des institutions; des règles communes pour l'archivage des documents; et une présentation «claire et compréhensible» du déroulement des opérations dans les institutions.