La commission a adopté le rapport de Ville ITÄLÄ (PPE-DE, FI) sur les orientations relatives à la procédure du budget 2008 (sections autres que la Commission) et l'état prévisionnel du Parlement européen.
En ce qui concerne le cadre général, le rapport a constaté que, principalement en raison de l'élargissement, le budget des institutions a augmenté de près de 18 % sur les quatre dernières années. Toutes les institutions sont désormais "pleinement fonctionnelles" et la commission leur demande d'adopter, lorsqu'elles établiront leur état prévisionnel pour 2008, une stratégie budgétaire "prudente", en gardant à l'esprit, entre autres, qu'une utilisation efficiente de l'argent des contribuables peut contribuer à améliorer leur confiance dans les institutions de l'Union européenne. Le budget des institutions pour 2008 devrait, par conséquent, demeurer à un niveau proche de celui du budget de l'exercice précédent.
En ce qui concerne le Parlement, la commission a estimé que le budget de 2008 devrait se concentrer sur le renforcement des outils de communication du PE, afin "d'informer efficacement le citoyen de l'UE sur ses activités et sa contribution à la construction européenne". Il est nécessaire d'améliorer les canaux de communication existants afin de sensibiliser davantage les citoyens européens au rôle du Parlement européen dans le processus législatif et décisionnel et de "remédier aux carences de l'image de l'Union européenne, particulièrement dans la perspective des élections de 2009". Il convient tout particulièrement de mettre l'accent sur les médias locaux et régionaux.
Le rapport souligne également qu'en tant que co-législateur, le Parlement devrait être en mesure de fournir à ses membres des conditions de travail optimales de nature à faciliter l'accomplissement de leur mission et à élever la qualité de la législation de l'UE. Il a par conséquent demandé que l'administration étudie les possibilités d'une extension des facilités mises à la disposition des députés par la Bibliothèque sous la forme "d'un grand dépôt central de documents et d'informations réunissant la totalité des textes et des connaissances disponibles (système de gestion des connaissances)". Il demande également "la fourniture aux députés de services plus individualisés dans l'exercice de leurs fonctions, selon des conditions claires et précisément définies".
La commission "déplore la dispersion géographique" de l'administration du Parlement entre les trois lieux de travail ainsi que "les coûts supplémentaires que cette situation implique en termes de frais de fonctionnement, notamment pour les déplacements d'un endroit à l'autre". Elle a estimé que le budget pourrait être utilisé pour améliorer la situation en investissant dans les nouvelles technologies, "afin de réduire les incidences négatives de la configuration géographique du Parlement européen, en particulier la synchronisation des ordinateurs avec les téléphones mobiles ou l'utilisation des salles de vidéoconférence".
S'agissant du personnel, la commission a estimé que le Parlement dispose "des ressources nécessaires à son fonctionnement et doit prendre le temps de les intégrer efficacement". Il a une fois de plus exprimé sa préoccupation au sujet des "coûts induits par la dispersion géographique" et appelé à davantage d'efficience en ce qui concerne les missions du personnel sur les trois lieux de travail. En ce qui concerne la politique immobilière, le rapport a pris acte des économies réalisées grâce aux paiements anticipés effectués au cours des dix dernières années en faveur de l'immobilier et souligné que le Parlement devrait désormais commencer à privilégier les investissements dans les bureaux extérieurs. Il a demandé que soit rédigé un rapport commun de la Commission et du Parlement sur les modalités du partage de bureaux extérieurs.
Enfin, en ce qui concerne les autres institutions, le rapport leur a demandé de présenter un "budget reflétant leurs besoins réels", de renforcer la coopération interinstitutionnelle, de "suspendre la croissance de leur parc immobilier" et d'étudier soigneusement toutes les autres possibilités avant d'envisager une nouvelle extension de leurs bâtiments" et de suivre attentivement le niveau de recrutement de personnel en rapport avec les deux derniers élargissements. Il a également rappelé qu'une présentation harmonisée des états prévisionnels des institutions rendrait plus aisée la compréhension des différents budgets et améliorerait la transparence aux yeux des citoyens de l'UE.