Décharge 2005: Centre européen pour la formation professionnelle CEDEFOP

OBJECTIF : présentation du rapport de la Cour des comptes sur les comptes 2005 du CEDEFOP.

CONTENU : Le rapport indique que les crédits inscrits au budget du Centre pour l'exercice concerné s'élèvent à 17,093 Mios EUR payés à hauteur de 14,381 Mios EUR (et aucunement engagés dans un régime de crédits dissociés). De ce montant général, 1,014 Mios EUR ont été reportés à 2006 et 1,74 Mios EUR ont été annulés.

En ce qui concerne l’analyse comptable du Centre, la Cour constate que les comptes de l’exercice sont fiables dans tous leurs aspects significatifs et que les opérations sous-jacentes aux comptes du Centre sont, dans leur ensemble, légales et régulières, à l’exception notable de la problématique de la gestion des marchés publics et de la gestion des problèmes de personnel (voir ci-après).

Le budget du Centre présente pour l’exercice 2005 un taux d’exécution de 90% des crédits d’engagement et d’environ 85% des crédits de paiement. Ce sont les activités opérationnelles qui montrent une sous-utilisation de leurs crédits (près de 15%, 20% et 15% d’annulations respectivement pour les crédits d’engagement, pour les crédits de paiement et pour les crédits reportés), notamment à la suite d’une réorganisation des procédures de passation de marchés. La Cour estime que le Centre doit affiner la programmation de ses travaux et en assurer un suivi plus rigoureux. À ce propos, la Cour constate que la gestion par activités n’a pas été mise en place alors que le règlement financier du Centre le prévoit.

La Cour indique que le logiciel de comptabilité (FIBUS) du Centre ne permet pas le blocage des engagements ayant dépassé leur limite de validité et la procédure de signature électronique des ordres de paiement. La traçabilité des interventions dans le système FIBUS est mal assurée. Il faut donc que le Centre remédie aux faiblesses identifiées et envisage le remplacement dans les meilleurs délais de son logiciel comptable.

La Cour constate encore que :

• certaines des fonctions du comptable sont assurées par les services de l’ordonnateur. Ainsi, des ajustements de clôture de l’ordre de 700.000 EUR ont été apportés aux comptes à l’initiative des services ordonnateurs sans que ceux-ci les documentent (l’application du principe de séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable aurait permis de prévenir une telle situation) ;
• les systèmes de contrôle interne du Centre font défaut (en 2005, le comptable n’avait toujours pas validé les systèmes d’information financière).

Pour traiter les réclamations du personnel, le Centre a institué un comité d’appel en 2000. Dans un cas, ce comité, agissant en dehors de ses compétences, a accordé des indemnités non prévues par les dispositions en vigueur. En 2005, un important poste d’encadrement a été pourvu par une procédure de sélection interne alors qu’une procédure externe aurait permis un éventail plus large de candidats. De fait, un seul candidat a participé à la sélection et il a été nommé sur le poste. Par ailleurs, deux des critères retenus pour l’évaluation des candidatures n’ont pas été appliqués avec toute la rigueur nécessaire. La Cour réitère l’observation de son dernier rapport annuel sur la nécessité du renforcement des procédures de recrutement du Centre.

La Cour a examiné 6 marchés relatifs à l’exercice 2005 : tous, sauf un, étaient entachés d’irrégularités. Dans deux des cas examinés, les règles de mise en concurrence n’ont pas été observées.

Elle relève encore que le Centre a mis en place 17 sites internet et intranet qui reposent sur des technologies différentes. La gestion de ces sites et des systèmes informatiques qui les sous-tendent est dispersée, ce qui est source de risques techniques et de coûts excessifs.

Le Centre répond point par point à l'ensemble de ces critiques et indique qu’il a adopté des mesures immédiates en vue d’assurer la stricte application des dispositions régissant les procédures de passation des marchés et qu’il a strictement limité l’utilisation de procédures négociées. Ces  mesures, ainsi que les faiblesses du service des marchés publics, ont affecté le niveau d’exécution budgétaire.

Tout en assurant la régularité des procédures, le Centre a progressé au niveau de l’amélioration de sa programmation et il se propose d’introduire le budget fondé sur les activités.

Parallèlement, des démarches ont été entreprises en vue de réorganiser le service «Finances/Marchés publics», ce qui garantira la séparation des fonctions, préconisée par la Cour. Le Centre se dit conscient du fait que la procédure correcte est que l’ordonnateur propose (par délégation) les ajustements en question au comptable. Le Centre s’applique à améliorer la situation. Il envisage également de remplacer FIBUS par le logiciel proposé par la Commission.

Le Centre prend acte des observations de la Cour en matière de recrutement. La commission de recours a été établie par le conseil d’administration en tant qu’instance séparée du directeur, en vue de traiter des réclamations dans un sens d’objectivité accrue. Le Centre considère qu’elle est juridiquement légitime et que cela constitue un usage raisonnable du pouvoir de désigner des autorités investies du pouvoir de nomination, pouvoir appartenant à toute organisation conformément aux dispositions du statut. Parallèlement, pour renforcer la concurrence, le Centre a décidé, à la fin de 2005, de cumuler les étapes interne/interinstitutionnelle et externe, afin d’accroître la publicité et d’appliquer les normes de sélection EPSO.

Le Centre indique qu’il a révisé toutes les procédures de marché et d’adjudication et a pris les mesures nécessaires pour adapter l’organisation. Des contrôles assurent la régularité des procédures. Des mesures spécifiques, telles que des suspensions de paiement et des audits spéciaux, ont également été adoptées concernant des procédures et des contrats antérieurs.